Dokumentenmanagement mit DocuWare
Seit mehr als fünfzehn Jahren beschäftigen wir uns mit der Ablage und Archivierung von Dokumenten im Officebereich.
Durch die Einführung der digitalen Informationstechnologie hat neben dem Informationsträger Papier das digitale Dokument Einzug in den Berufsalltag gefunden.
Täglich werden immer mehr Briefe, Faxe, E-Mails, Schriftstücke und andere Dokumente erzeugt. Es gelingt kaum noch, sie halbwegs geordnet und zusammenhängend in dem Aktenordnern, auf PC-Festplatten, und im E-Mailsystem abzulegen. Dies führt unwiderruflich zu vielen kleinen Informationsinseln im Unternehmen und zwischen den einzelnen Abteilungen.
Das zeitnahe Auffinden der Dokumente wird durch den Wechsel des Mediums bzw. durch die unterschiedlichen Software Anwendungen erheblich erschwert. Das Ergebnis ist eine fehlende Transparenz der Informationen und ein zusätzlicher Zeitaufwand um diese termingerecht zur Verfügung zu stellen.
Mehr Transparenz durch digitale Archivierung
Durch den richtigen Einsatz eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems (DMS) schaffen Sie die benötigte Transparenz in Ihrem Unternehmen. Dokumente jeglicher Art und Herkunft, in Papierform und digital, werden in einem gemeinsamen Dokumenten-Pool abgelegt.
Dies ermöglicht einen einfachen und schnellen Zugriff zu jedem beliebigen Zeitpunkt, sowohl innerhalb des Unternehmens als auch, wenn benötigt, per Webclient von jedem frei wählbaren Standort aus. Selbstverständlich kann durch eine entsprechende Rechtevergabe der Zugriff auf einzelne oder alle Dokumente gesteuert werden.
Beschleunigte Geschäftsprozesse durch Workflowgestaltung
Dokumentenbasierte Geschäftsprozesse, die heute mühsam und langwierig in Papierform ablaufen, können zukünftig digital bearbeitet werden. Beispielsweise können Genehmigungsprozesse in Ihrem Unternehmen papierlos abgebildet werden. Die Freigaben und das Ablehnen erfolgen dabei natürlich digital.
Die zentrale Fragestellung dabei lautet:
"Welcher Anwender macht wann, was mit einem Dokument, zu welchem Zweck und welche Informationen/Dokumente benötigt er dafür."
Dadurch werden Prozesse ein Vielfaches schneller bearbeitet, da Informationen gezielt verteilt werden und schneller zur Verfügung stehen.