Digitalisieren, automatisieren, sicher verwalten

Mit DocuWare haben Sie die Möglichkeit, flexibel zu arbeiten – ganz so, wie es zu Ihren Anforderungen passt. Grundsätzlich stehen Ihnen zwei Betriebsmodelle zur Verfügung.

Bei der DocuWare Cloud wird die Software in einem professionellen Rechenzentrum betrieben. Sie greifen bequem über den Webbrowser oder die App darauf zu. Diese Variante eignet sich besonders, wenn Sie schnell starten möchten, keinen eigenen IT-Aufwand betreiben wollen und Wert darauf legen, dass Updates sowie Wartung automatisch im Hintergrund erfolgen.

Alternativ können Sie sich für DocuWare On-Premises entscheiden. Dabei wird das System in Ihrer eigenen IT-Umgebung betrieben. Sie behalten die volle Kontrolle über Server, Betrieb und Update-Zeitpunkte. Diese Lösung ist besonders interessant für Unternehmen mit speziellen IT-Richtlinien oder erhöhten Compliance-Anforderungen.

Unabhängig davon, für welche Variante Sie sich entscheiden, lässt sich DocuWare vielseitig im Arbeitsalltag nutzen. Der Zugriff ist direkt über den Webbrowser möglich – ganz ohne Installation und ideal für Büro oder Homeoffice. Für spezielle Aufgaben stehen Desktop-Anwendungen zur Verfügung, etwa für das Scannen oder die Stapelverarbeitung von Dokumenten. Darüber hinaus können Sie auch mobil per App arbeiten, Dokumente abrufen, freigeben und von unterwegs darauf zugreifen.

Zusätzlich lässt sich DocuWare nahtlos in bestehende Systeme wie ERP- oder Buchhaltungssoftware integrieren. So können Sie Dokumente direkt in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung öffnen und bearbeiten. Auf diese Weise passt sich DocuWare optimal an Ihre individuellen Arbeitsprozesse an – vom schnellen Einstieg bis hin zur tiefen Integration in Ihre Systemlandschaft.

Die Kosten für DocuWare hängen davon ab, für welches Bereitstellungsmodell und welchen Funktionsumfang Sie sich entscheiden.

In der DocuWare Cloud stehen Ihnen verschiedene Pakete zur Verfügung – beispielsweise Cloud 4, 15, 40 oder 100. Diese unterscheiden sich vor allem in der Anzahl der Benutzer und dem Leistungsumfang, sodass Sie je nach Unternehmensgröße und Bedarf die passende Variante wählen können.

Die On-Premises-Lösung wird hingegen individuell kalkuliert. Hier richten sich die Kosten nach Ihren spezifischen Anforderungen, Ihrer IT-Infrastruktur und dem gewünschten Funktionsumfang.

Ein Projektablauf mit der L und M ist klar strukturiert und gleichzeitig flexibel auf Ihre Anforderungen abgestimmt.

Zu Beginn findet eine Erstpräsentation statt, in der Sie einen Überblick über die Möglichkeiten mit DocuWare erhalten. In einem zweiten Termin gehen wir gezielter auf konkrete Einsatzmöglichkeiten in Ihrem Unternehmen ein. Anschließend folgt ein Workshop – idealerweise bei Ihnen vor Ort, alternativ auch online –, in dem Prozesse detailliert analysiert und Anforderungen gemeinsam erarbeitet werden. Auf dieser Basis können wir den Projektaufwand transparent einschätzen.

Im nächsten Schritt erfolgt die Konfiguration der Lösung. Darauf folgt eine Testphase, die wir eng begleiten und durch regelmäßige Statusmeetings unterstützen. Nach erfolgreichem Abschluss wird die Lösung in die Produktivphase überführt.

Auch nach dem Go-Live bleiben wir an Ihrer Seite: Nach einer gewissen Zeit im produktiven Einsatz prüfen wir gemeinsam, wie sich DocuWare weiter ausbauen und noch besser an Ihre Prozesse anpassen lässt.

Ihre Daten sind bei DocuWare jederzeit sicher und zuverlässig gespeichert – unabhängig davon, für welches Betriebsmodell Sie sich entscheiden.

In der Cloud-Lösung werden Ihre Daten in hochmodernen Rechenzentren auf Basis von Microsoft Azure verarbeitet und gespeichert. Dabei kommen leistungsstarke Sicherheitsmechanismen zum Einsatz: Alle Daten werden mit modernen AES-Verfahren verschlüsselt und in Rechenzentren innerhalb der EU bzw. den USA gespeichert. Zusätzlich sorgt eine dreifache Spiegelung der Daten für maximale Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit.

Bei der On-Premises-Variante liegen Ihre Daten vollständig in Ihrer eigenen IT-Infrastruktur. DocuWare unterstützt dabei gängige Datenbanksysteme sowie entsprechende Backup-Technologien. Für zusätzliche Ausfallsicherheit und optimale Lastverteilung können die DocuWare-Services auf mehreren Servern parallel betrieben werden.

So haben Sie – je nach gewähltem Modell – entweder eine hochsichere Cloud-Infrastruktur oder die volle Kontrolle über Ihre Daten im eigenen Unternehmen.

Mit DocuWare können Sie die Zugriffsrechte Ihrer Mitarbeiter präzise steuern. Jeder Benutzer erhält genau die Berechtigungen, die er für seine Aufgaben benötigt – so legen Sie fest, wer Dokumente einsehen, bearbeiten, exportieren oder löschen darf.

Für eine einfache und effiziente Verwaltung stellt DocuWare vordefinierte Gruppen, Rollen und Profile bereit, die Sie flexibel den einzelnen Nutzern zuweisen können. Dadurch lassen sich auch komplexe Berechtigungskonzepte schnell und übersichtlich umsetzen.

Besonders sensible Informationen können zusätzlich geschützt werden: Vertrauliche Daten lassen sich so verschlüsseln, dass selbst Administratoren keinen Zugriff darauf haben. So stellen Sie sicher, dass Ihre Dokumente jederzeit optimal abgesichert sind.

In vielen Fällen können Sie mit DocuWare vollständig auf Papierdokumente verzichten. Voraussetzung ist, dass Ihre Unterlagen ordnungsgemäß digitalisiert werden und die anschließende Archivierung revisionssicher erfolgt. Entscheidend dabei ist ein klar definierter Scanprozess – beispielsweise wer die Dokumente scannt, wann der Scan erfolgt, wie die Qualität geprüft wird und wie sichergestellt wird, dass die Dokumente vollständig und vor nachträglichen Änderungen geschützt sind. Auch die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen spielt hierbei eine wichtige Rolle.

Allerdings gibt es Ausnahmen: In bestimmten Fällen müssen Papieroriginale weiterhin aufbewahrt werden, etwa bei Dokumenten mit besonderer Beweisfunktion oder wenn gesetzliche bzw. vertragliche Vorgaben ausdrücklich das Original verlangen.

Die Grundlage für diese Vorgehensweise bildet Ihre Verfahrensdokumentation. Darin wird der gesamte Prozess der digitalen Archivierung detailliert beschrieben – vom Scannen über die Qualitätskontrolle bis hin zur Ablage, zum Zugriff, zur Protokollierung sowie zur Aufbewahrung und Löschung. So ist jederzeit nachvollziehbar, dass Ihre digitale Archivierung den geltenden Anforderungen entspricht.